PRAKTIJK YINNAR
CLIËNTENDOSSIERS
Privacy protocol
Alle persoonsgegevens worden vastgelegd in overeenstemming met het privacy protocol van Praktijk Yinnar. Dit privacy protocol is terug te vinden op www.praktijkyinnar.nl.
Papieren cliëntendossier
Bij praktijk Yinnar worden de persoonsgegevens vastgelegd in een Papieren cliëntendossier. Binnen dit cliëntendossier worden de volgende persoonsgegevens vastgelegd:
naam, adres, woonplaats, geboortedatum, e-mailadres, telefoonnummer
VASTLEGGEN PERSOONSGEGEVENS VOOR ANDERE DOELEINDEN
Er worden geen persoonsgegevens gebruikt voor direct marketing doeleinden.
Er worden geen persoonsgegevens gebruikt voor wetenschappelijk onderzoek.
Er worden geen persoonsgegevens gebruikt op andere manieren die hiervoor zijn omschreven.
Persoonsgegevens van kinderen onder de 16 jaar
Er worden (ook) persoonsgegevens van kinderen onder de 16 jaar vastgelegd. Het gaat daarbij om:
naam, geboortedatum, woonadres
Het is belangrijk om deze persoonsgegevens vast te leggen omdat deze benodigd zijn voor facturatie en communicatie met de cliënt, via een met inlogcode beveiligde omgeving.
Aan ouders / voogd(en) wordt toestemming gevraagd voor het gebruik van de persoonsgegevens. Alleen wanneer deze toestemming is gegeven worden de persoonsgegevens gebruikt.
Aan kinderen vanaf 12 jaar wordt toestemming gevraagd voor het gebruik van de persoonsgegevens. Kinderen vanaf 12 jaar mogen weigeren om informatie uit het cliëntendossier te delen met hun ouders / voogd(en). Daarom wordt er voordat er informatie wordt gedeeld het de ouders / voogd(en) toestemming gevraagd aan het kind.
TOESTEMMING
Opt-in
Wanneer er toestemming wordt gegeven (opt-in) voor het vastleggen en gebruiken van persoonsgegevens, is er ook altijd de mogelijkheid om deze toestemming weer in te trekken (opt-out).
De impact van het intrekken van de toestemming (opt-in) is voor de betrokkene klein.
In de algemene voorwaarden is vastgelegd dat de cliënt gevraagd kan worden om zijn of haar persoonsgegevens te delen.
BURGERSERVICENUMMER
Als er geen wettelijke grondslag voor is wordt het Burgerservicenummer (BSN) niet in de administratie en/of in cliëntendossiers vastgelegd.
Aandachtspunt
Het gebruik van het BSN is alleen toegestaan wanneer hier een wettelijke grondslag voor is. Is deze grondslag er niet? Dan zal Horjus het BSN niet vastleggen en waar nodig deze uit de administratie en/of cliëntendossiers verwijderen.
Er wordt geen gebruik gemaakt van geautomatiseerde processen.
Niet tevreden met uw therapeut?
COMMUNICATIE
Op www.praktijkyinnar.nl worden de algemene voorwaarden van praktijk Yinnar actief gecommuniceerd.
De privacy policy van de website www.praktijkyinnar.nl is duidelijk vermeld, zodat bezoekers deze eenvoudig kunnen vinden en doorlezen.
De gegevens die via de website worden verzameld zijn in kaart gebracht als onderdeel van het privacy protocol.
PRIVACYREGLEMENT
Hoe er wordt omgegaan met de privacy en de persoonsgegevens is vastgelegd in het privacyreglement van praktijk Yinnar.
BEVEILIGINGSBELEID
De opgeslagen persoonsgegevens worden regelmatig geback-upt, om te voorkomen dat de gegevens bij een calamiteit verloren gaan. Deze back-ups worden volgens protocol gemaakt. Om te voorkomen dat zowel het origineel als de back-up verloren gaat bij een calamiteit, wordt de back-up buiten de praktijk op een veilige plek bewaard.
Er is een Functionaris Gegevensbescherming (FG) in dienst.
BEVEILIGINGS- OF TOEGANGSPROTOCOL
Protocollen
Praktijk Yinnar heeft een beveiligings- of toegangsprotocol opgesteld. Dit protocol zorgt ervoor dat de beveiliging van de persoonsgegevens goed vastgelegd zijn, in het kwaliteitsboek, en uitgevoerd kan worden binnen de praktijk.
Medewerkers die werkzaam zijn met persoonsgegevens worden verplicht tot geheimhouding hiervan en tot het uitsluitend gebruiken van de persoonsgegevens in opdracht van de praktijkhouder.
De beveiliging en de naleving van het beveiligingsbeleid en -protocollen worden regelmatig gecontroleerd.
Het is duidelijk wie er verantwoordelijk is voor het in stand houden en evalueren van het beveiligingsbeleid en -protocollen.
Bewaartermijn persoonsgegevens
In het privacy beleid is de bewaartermijn van persoonsgegevens vastgelegd. Voor cliëntendossiers wordt de wettelijke bewaartermijn van 20 jaar gehanteerd.
KWALITEIT
Noodzakelijke persoonsgegevens
In een procedure of protocol is vastgelegd hoe ervoor gezorgd wordt dat er niet meer persoonsgegevens worden vastgelegd dan noodzakelijk zijn voor het doel waarvoor ze worden gebruikt.
Aanvullen van persoonsgegevens
In een procedure of protocol is vastgelegd hoe ervoor gezorgd wordt dat de persoonsgegevens worden aangevuld als ze niet volledig zijn.
Corrigeren van persoonsgegevens
In een procedure of protocol is vastgelegd hoe ervoor gezorgd wordt dat de persoonsgegevens gecorrigeerd of (indien noodzakelijk) verwijderd worden als deze onjuist blijken te zijn.
Up-to-date houden van persoonsgegevens
In een procedure of protocol is vastgelegd hoe ervoor gezorgd wordt dat de persoonsgegevens up-to-date worden gehouden.
BIJZONDERE PERSOONSGEGEVENS
In de cliëntendossiers worden geen bijzondere persoonsgegevens vastgelegd.
VERWIJSINDEX
Praktijk Yinnar is een aangesloten organisatie op ViF
De Verwijsindex Fryslân (ViF) is een digitaal contactinstrument voor professionals, betrokken bij kinderen/jeugdigen van 0 tot 23 jaar en/of hun ouders. Professionals (gebiedsteammedewerkers, onderwijs, kinderopvang, leerplicht, thuiszorg, GGZ, JGZ, jeugdhulp, enz.) kunnen hun betrokkenheid bij een kind/jeugdige tussen de 0 en 23 jaar aangeven door middel van een signaal. Indien een professional van bijvoorbeeld Verslavingszorg Noord Nederland (VNN) of Werk & Inkomen/Participatie betrokken is bij de ouders, kan er ook een signaal op het kind of de jeugdige worden afgegeven.
Als twee of meer van die professionals zo’n signaal afgeven op één uniek kind of een broertje/zusje is er sprake van een match. Deze professionals krijgen elkaars contactgegevens en nemen contact met elkaar op. Wat er vervolgens afgestemd wordt hangt af van de casus. In het ene geval zal er een overleg gepland worden, het liefst met ouder(s) en/of jeugdige erbij, in het andere geval zal het blijven bij telefonische afstemming en is verdere samenwerking niet nodig.
De bedoeling van de verwijsindex is het in kaart krijgen wie allemaal betrokken zijn bij een kind/jeugdige/gezin, met andere woorden: de blinde vlek voorkomen!
Naast de wettelijke verplichting in de Jeugdwet 2015 om gebruik te maken van de verwijsindex, is het ook een voorwaarde voor zorginkoop.
FRIESE MELDCODE
De meldcode voor huiselijk geweld en kindermishandeling helpt professionals goed te reageren bij signalen van dit soort geweld. Bijvoorbeeld huisartsen, leerkrachten, medewerkers van jeugdinrichtingen en dagbestedingen. Sinds 1 juli 2013 zijn beroepskrachten verplicht zo'n meldcode te gebruiken bij vermoedens van geweld in huiselijke kring.
De Friese Meldcode is op maat gemaakt voor de Friese situatie en helpt bij het nemen van de juiste stappen. De meldcode bestaat uit een stappenplan dat professionals kunnen gebruiken als ze vermoedens van mishandeling hebben. De Friese Meldcode is een basismodel: instellingen kunnen dit model aanpassen aan hun eigen situatie.
Indien wij vanuit praktijk Yinnar mishandeling signaleren, komen wij in actie en maken gebruik de meldcode.
aangepast op: 15-01-2021
R. de Jong
Functionaris Gegevensbescherming Praktijk Yinnar
januari 2021